La première étape consiste à élaborer le press-book. Le soumettre à la critique de tous est très constructif car finalement, on finit par garder l'essentiel. Il ne faut cependant pas perdre trop de temps à l'élaborer (plus facile à dire qu'à faire car on désire qu'il soit beau) :  même si l'on présente un " book parfait ", ce n'est pas cela qui fait la différence auprès des sponsors. 

La grosse difficulté, lorsqu'on débute dans ce " métier ", c'est de savoir où aller les chercher. Les bons tuyaux sont assez rares, on sent planer autour de ce sujet une ambiance particulière de " secret -défense ".Il faut en plus un certain temps pour se " désintimider " ; savoir se vendre c'est tout un art.
La première erreur est de croire que pour un gros budget il faut contacter de grosses " entreprises ". Cela peut marcher si l'on bénéficie d'un appui solide, fiable et motivé qui va " slalomer " habilement jusqu'à la direction, pour arracher un hypothétique accord.

Sans cela, on vous répond toujours très bien, très poliment avec un jovial " Envoyez nous donc votre dossier ". 
On se gonfle d'espoir, jusqu'au jour on reconnaît dans la boîte à lettre sans avoir à  l'ouvrir, le format, l'épaisseur du dossier dans l'enveloppe, accompagné, d'un mot poli et de sympathiques encouragements . 
Trouver un budget est difficile. La première  chose à faire est de se centrer sur sa région, sa ville et de le faire très tôt dans l'année, car c'est à ce moment là que sont décidés tous les budgets.

Les amis, les personnes qui partagent votre passion sont généralement les mieux placés pour vous aider.
Il  faut  présenter son dossier et surtout ne pas négliger de rappeler ensuite pour le réactualiser dans l'esprit de vos interlocuteurs. Il existe le plus souvent une pile de dossier comme le votre sur son bureau.

En dehors des amis qui vous aident, l'intérêt commercial prédomine avant tout et le gros soucis des annonceurs est surtout de ne pas investir à perte. Alors lorsque l'on est l'illustre inconnu, avec un palmarès ne dépassant pas celui de l'embryon des frères Ahansal, il faut trouver des combines : par exemple négocier des espaces publicitaires gratuits pour ses sponsors dans des journaux ou des gratuits. 

Je pense que le mieux, est de proposer une animation autour de l'évènement, c'est ce que j'ai fais pour le 17è MDS et ma fois, cela n'avait pas trop mal marché.

Idée !!:
cette année, je vais aller distribuer certains de mes dossiers en tenue et lors de mes entraînements, histoire de bien me faire remarquer lorsque je déposerai le précieux document.

Ne jamais se décourager n'est pas un vain mot, car les refus et les échecs sont nombreux ; c'est un bon entraînement psychologique pour tester sa motivation.

Sponsoring mode d’emploi
Il n’y a pas de solution magique, cependant, nous pensons que quelques conseils pratiques vous aideront dans votre recherche de sponsors.

LES SPONSORS : QUI SONT-ILS ?
Artisans, commerçants, entrepreneurs, industriels ont tous un point commun lorsqu’ils engagent une action de sponsoring : ils attendent un retour de leur investissement, ce qui peut se traduire de différentes manières :
En externe :
- renforcer l’image du produit ou de l’entreprise ;
- promouvoir les ventes ;
- augmenter la notoriété du produit ou de l’entreprise.
En interne :
- enthousiasmer le personnel en le rendant solidaire du projet ;
- exprimer les valeurs et la culture de l’entreprise.
En règle générale, vous allez rencontrer les sociétés de votre région. Elles attendent essentiellement des retombées médiatiques là où elles sont implantées ainsi que dans la presse spécialisée de leurs secteurs d’activités.
De surcroît, vos sponsors bénéficieront des retombées médiatiques nationales et internationales du MARATHON DES SABLES, ce qui ne peut qu'augmenter leur renommée et rendre encore plus profitable leur opération de parrainage.

UN DOSSIER CLAIR ET PRECIS
Avant de frapper aux portes des entreprises, il faut bâtir votre dossier et pour cela la première démarche à faire est d’associer les médias de votre région à votre participation au MARATHON DES SABLES. Ces accords pourront se concrétiser par une lettre d’intention (quotidien régional, radio FM, France 3 région) qui définira l’apport du média partenaire avant, pendant et après l’événement et bien entendu que vous joindrez à votre dossier.
Les médias régionaux apprécient les aventures vécues ; surtout lorsque "l'aventurier" est de leur propre région.
Vous voulez que les médias parlent de vous, pour qu’à votre tour vous parliez de vos sponsors ? C’est possible si, par exemple, vous garantissez :
- à votre journal, des photos noir et blanc ou diapositives couleurs qui permettront d’illustrer un reportage à votre retour. Ce reportage se fera à l’aide de notes que vous prendrez pendant la course.
- un rendez-vous quotidien par fax où vous écrirez vos impressions de l’étape ainsi que votre classement.
- à votre radio, des interviews en direct du désert par téléphone à la fin de chaque étape. Toutes ces informations seront complétées par les communiqués de presse et les classements sur Minitel et Internet .
- à France 3 région, avant le départ, la présentation de votre projet et de votre équipement où figurent vos sponsors.
- au retour, commentaires et impressions sur la course avec votre équipement et ses espaces publicitaires.
En général, c’est un échange marchandise (emplacement publicitaire) que vous réalisez avec vos partenaires médias qui seront présents sur votre tenue. Maintenant que vous avez réuni les lettres d’intention de vos partenaires médias, vous pouvez construire votre dossier définitif qui se découpe généralement en quatre points :

1. Présentation de l’épreuve : inspirez-vous du dossier d’information pour décrire ses caractéristiques (l’autosuffisance alimentaire, le kilométrage, les étapes, le désert, etc).

2. Médias : ce chapitre présente la médiatisation de l’épreuve et vos propres perspectives de retombées médias (illustrées par les lettres d’intention de vos partenaires médias).

3. Opportunités de sponsoring : ce que vous offrez à vos sponsors avant, pendant, après l’événement :
AVANT :
Un mois avant le départ, distribuez des affichettes annonçant votre participation à cette épreuve où vous associerez les logos de vos sponsors et de vos partenaires médias.
15 jours avant votre départ organisez une conférence de presse au siège des entreprises sponsors où seront présents leurs clients et leurs employés ainsi que vos partenaires médias.
PENDANT :
Présentation des espaces publicitaires de votre tenue et de votre équipement en faisant une description détaillée :
- tee shirt (face, dos, manches droite/gauche, et n’oubliez pas que vous portez un dossard de 20 cm x 24 cm en position centrale)
- short (face, dos, jambes droite et gauche)
- sac à dos (haut et bas, côtés droit et gauche)
- casquette, chaussettes, petit drapeau, etc.
- envoi de fax à vos partenaires médias ou aux sponsors (pour une action de communication interne)
- interview pour les radios (planning).
A noter : pour le marquage de vos partenaires (logos) sur vos supports, n’oubliez pas qu’il doit être vu pour des tirages (photos noir et blanc, diapos couleurs) ainsi que les images vidéos TV, ce qui veut dire que vous devez utiliser des couleurs contrastées pour les logos et l’ensemble de votre tenue, imprimez les logos en une forte épaisseur en utilisant le maximum de surface.
APRES :
A votre retour livrez vos témoignages à vos partenaires médias (n’oubliez pas de citer vos sponsors).
Fixez une date avec vos sponsors pour organiser une soirée où vous projetterez le film vidéo du MARATHON DES SABLES, vous exposerez à cette occasion vos photos ainsi que votre équipement (tenue, sac à dos, alimentation, etc), vous raconterez votre périple. Cette soirée vous permettra de réunir autour d’un sympathique cocktail vos sponsors (clients, employés) et vos partenaires médias.

4. Budget : le budget que vous allez solliciter à vos ou votre sponsor se compose :
- le prix d’inscription individuel ou équipe (voir ART. 25)
- l’équipement : 3 000 à 5 000 F (457 à 762 Euros)
- les télécommunications : 1 500 à 2 000 F (229 à 305 Euros)
- frais divers : 1 500 à 2 000 F (229 à 305 Euros)
Le budget global avoisine les 22 000 F (3355 Euros).

Pour une équipe, le nom de celle-ci apparaîtra dans tous les classements officiels et dossiers de presse de l’organisation.
Sachez que vos sponsors peuvent venir vous accueillir à l’arrivée de l’épreuve, seuls ou avec leurs invités (clients ou leurs meilleurs vendeurs), ce qui peut être une très bonne opération de stimulation.
Bonne chance.

Ici vous pouvez télécharger mon dossier "type" sponsor

Cliquez droit avec votre souris, puis sélectionnez "enregistrer la cible sous..."

pour en savoir plus sur le rajout d'une police dans Windows cliquez ici